6 ÍCH LỢI CỦA VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 là  cơ hội cho mọi người, mọi  nhà, mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó cũng thách thức tất cả chúng ta vì mô hình kinh doanh giờ đây thay đổi. Hiệu quả của công việc, sản xuất, kinh doanh cần được kiến tạo và cách tân để sản phẩm, dịch vụ có giá thành rẻ hơn, chất lượng tốt hơn, và thời gian đáp ứng nhanh hơn.

Để đáp ứng được yêu cầu ngày càng khó đó, chúng ta không thể không nhắc đến tin học hóa, hay ứng dụng phần mềm vào công việc, cuộc sống hàng ngày... Phần mềm không còn bị giới hạn như là một phần mềm chạy trên máy tính cá nhân như trong những thập nhiên 2000 nữa. Giờ đây ở một không gian lớn hơn, phần mềm là những sản phẩm công nghệ, thông minh có thể chạy ở nhiều nền tảng khác nhau: web, điện thoại, thiết bị nhúng, trình duyệt, nhúng vào các phần mềm văn phòng (office) 

Việc đọc bài blog này đã chứng tỏ anh chị là một trong 15% dân số tiên tiến của nước Việt Nam yêu quý của chúng ta. Chắc chắn anh chị không còn xa lạ gì về phần mềm nữa. Có thể anh chị còn hiểu về lợi ích của phần mềm còn hơn YOUsoft.vn. Tiện thể, chúng tôi mạn phép tóm tắt 6 lợi ích của phần mềm như sau. 

(Nếu còn điều chi thiếu sót, anh chị bổ sung giúp chúng tôi nhé)

1. CHO KẾT QUẢ NHANH

Trừ khi anh chị là siêu sao, hoặc là thần đồng, còn không thì máy tính của chúng ta có thể xử lý vô số tác vụ nhanh chóng. Số tác vụ mà máy tính có thể xử lý lên đến 3.7 tỷ lệnh/giây (Core i7). Cho nên, có những việc cần xử lý nhiều thông, tin dữ liệu, anh chị cứ giao cho máy tính làm việc bằng cách xây dựng phần mềm phù hợp cho mình.

Lợi ích sâu xa: Máy tính mang lại cho anh chị nhiều thời gian rãnh. Thay vì vất vả ngồi trước màn hình máy tính làm việc cật lực, mỏi lưng, mờ mắt. Anh chị có thời gian bên người thân của mình. Các chị có thời gian shopping, làm đẹp, hẹn hò. Các anh có thời gian dành cho những môn yêu thích: bóng đá, games, nhâm nhi với chiến hữu, xem phim với gấu với gia đình....

 2. SỰ ỔN ĐỊNH

Ưu điểm của con người chúng ta là có cảm xúc cao. Chính vì thế, kết quả công việc cũng thay đổi tùy theo tâm trạng, và cảm xúc lúc làm việc. Khi phấn chấn, vui vẻ kết quả của chúng ta cao ngất ngưỡng. Nhưng, khi buồn bã, ủ rủ thì kết quả tiệm cận về con số 0. Thậm chí còn bị âm (làm sai phải bỏ thời gian ra sửa sai).

Tuyệt nhiên, ở điểm này, máy tính ổn định hơn hẵn. Vì máy tính không bị cảm xúc chi phối. Không vui không buồn. Anh chị cứ giao cho máy tính một quy trình làm việc, khối lượng công việc đầu vào, nó sẽ cho ra kết quả ổn định như mong đợi nhé.

Lợi ích sâu xa: Là sếp, anh chị sẽ an  tâm tận hưởng những thú vui của cuộc sống. Khi quay lại kết quả đã chuẩn xác. Không còn tâm trạng phập phồng, lo ngay ngáy, không yên tâm, không tin tưởng ở nhân viên mình.

Là nhân viên đắc lực: anh chị yên tâm kết quả báo cáo của mình sẽ làm hài lòng Sếp. Anh chị được tin tưởng, tín nhiệm. Việc tăng lương, tăng chức chỉ là thời gian cho anh chị.

3. XỬ LÝ NHỮNG VIỆC CON NGƯỜI KHÔNG THỂ LÀM

Có những việc, chúng ta rất khó thực hiện hoặc không thể thực hiện. Ví dụ:

• Tổng hợp số liêu và vẽ đồ thị.
• Tự động hóa các thao tác nhập dữ liệu tìm kiếm trên google
• Thực hiện nhiều thao tác cùng lúc với độ tương thích cao
• Xử lý đồ họa
• Ra lệnh cho các thiết bị thông minh vận hành: đóng mở cửa khẩn cấp, barrier, đọc hình ảnh từ camera, đọc dữ liệu nhận diện khuôn mặt, vân tay...
• Tự động xử lý vấn đề cho một sự kiện nào đó.

Lợi ích sâu xa: Anh chị giờ đây làm chủ công nghệ. Vượt xa đối thủ về tâm và tầm.

4. DỮ LIỆU ĐƯỢC SỐ HÓA

Khi thực hiện công việc cho anh chị, tất cả các thao tác và dữ liệu đều được số hóa. Nói cách khác, tất cả thông tin liên quan về dữ liệu, thao tác đều được ghi nhật ký. Nếu có bất kỳ sự cố không mong muốn nào xảy ra, anh chị có thể xem lại nhật ký và biết được nó xảy ra theo  cách nào. Và khắc phục như thế nào. Nguồn gốc dữ liệu đầu và và dữ liệu đầu ra được kiểm soát chặt chẽ.

Việc gì xảy ra nếu quy trình và dữ liệu không được số hóa? Khi đó, sự am hiểu quy trình nằm ở nhân viên chủ chốt (Key employee). Mỗi khi có sự thay đổi nhân sự. Anh chị sẽ lo lắng không biết nhân viên sau sẽ làm tốt như nhân viên cũ không. Và đồng thời nhân viên mới sẽ mất nhiều thời gian để học việc. Kèm theo thời gian học việc, là những sai sót kèm theo trong quá trình học việc đó.

Lợi ích sâu xa: Là nhà quản lý, chủ doanh nghiệp, anh chị an tâm về sự thay đổi nhân sự, sự ổn định của quy trình và chất lượng đầu ra. Là nhân viên gương mẫu, anh chị không còn lo lắng khi có sự thay đổi công việc, tiếp cận công việc nhanh hơn. Rút ngắn thời gian học việc.

5. BÁO CÁO THỐNG KÊ CHUYÊN NGHIỆP

Anh chị có bao giờ lâm vào hoàn cảnh éo le sau:

1. Khách gọi đặt hàng: anh chị phải gọi về kế toán, hỏi giá hiện giờ bao nhiêu, mình còn tồn kho không, hay phải mua thêm. Cô kế toán nhiệt tình của anh chị trả lời: dạ vâng Sếp, sếp chờ em 15 phút. Để em lật lại sổ tồn kho, hoặc Để em tìm trên các file excel rồi trả lời nhé.
2. Hội đồng quản trị cần biết số liệu, tình hình kinh doanh: Anh chị gửi họ 1 file nặng trịch, hoặc in một xấp giấy, trong khi họ chỉ cần con số tổng quát ( ở phần mềm gọi là dashboard)
3. Giống như ở trường hợp số 2, ở đây anh chị là sếp, khi cần thông tin báo cáo, lại phải chờ đợi, hoặc nhận được quá nhiều thông tin không cần thiết
4. Là nhân viên, anh chị phải mất nhiều thời gian khi sếp cần, và cảm giác lo lắng bối rối tràn ngập mỗi ngày làm cuộc sống nặng nề thêm.

Lợi ích sâu xa: Nếu có phần mềm, tốc độ đáp ứng công việc nhanh vượt trội. Thay vì mất 15 phút (900 giây) giờ đây chúng chỉ cần có 5 giây anh chị tiết kiệm được tới 895 giây. Tốc độ nhanh hơn 99.5%. Nếu một tháng có 100 lần như vậy, thì anh chị tiết kiệm được 89,500 giây = 24.86 giờ.  Nếu quy ra lương thì anh chị biết mình mất bao nhiêu tiền rồi đúng không? Chưa hết, anh chị còn phải chịu những tổn thất sau, ngoài tài chính:

• Liệu khách hàng có kiên nhẫn chờ 15 phút không? Trong 15 phút đó, họ có thể nghĩ đến đối thủ của anh chị, hoặc có thể có câu trả lời từ họ? Chi phí ở đây là bao nhiêu?
• Hội đồng quản trị có kiên nhẫn chờ ngần ấy thời gian? Họ có an tâm với mô hình quản lý, và vị trí của anh chị?
• Nhân viên đang làm công việc của họ. Bất chợt bị gọi cho số liệu báo cáo. Mệt mỏi, lo lắng, cảm thấy mình cứ làm những việc lặt vặt không giá trị. Nghe đứa bạn nói, công ty bên tao sướng lắm. Không cần phải tìm kiếm và báo cáo như bên mày. Thế là, dù trung thành với công ty, nhưng họ cũng nghĩ đến việc nhảy việc

6. MỌI LÚC MỌI NƠI

Với phần mềm online, cơ sở dữ liệu tập trung, anh chị có thể quản lý doanh nghiệp mình mọi lúc (khi cafe, đánh tennis, du lịch dã ngoại), mọi nơi (trong nước, ngoài nươc, khi đi gặp khách hàng) mà không hề gặp bất kỳ trở ngại nào. Khi đang tiếp khách trò chuyện cùng khách hàng, anh chị có thể gợi ý họ chốt một đơn đặt hàng. Ở phòng họp cổ đông, HĐQT, anh chị có thể mở báo cáo trực quan sinh động bằng các biểu đồ doanh thu, lợi nhuận, so sánh dữ liệu giữa các mốc thời gian (tháng, năm)

Lợi ích sâu xa: Sự linh hoạt, cơ hội cho anh chị quảng bá công ty một cách chuyên nghiệp. Nâng tầm thương hiệu với khách hàng, đối tác...

Lời kết

Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm còn rất nhiều. Trong phạm vi một bài blog, chúng tôi không thể kể hết. Anh chị có thể xem thêm những dự án, chúng tôi đã triển khai thành công từ năm 2012. Nếu cần thêm thông tin, hoặc góp ý để dịch vụ  tốt hơn. Anh chị vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới. 

Sự đóng góp của anh chị là động lực cho YOUsoft.vn phấn đấu và phát triển nhiều hơn. Mong rằng chúng ta có cơ hội hợp tác cùng nhau.

Trân trọng kính chào.